Uppleva något nytt eller bara ta en paus.
Inget hotell. Inget vandrarhem. Bara en stiftelse för härliga semestrar, helt enkelt. Semesterstiftelsen finns till för att alla anställda vid Mestä Boards fabrik i Husum ska kunna njuta lite mer av sin semester. Add Cream plockade fram paraplydrinkarna och en helt ny tjänst för att hjälpa alla semesterfirare att boka sitt nästa äventyr.
Kund
Metsä Group
Tjänster
Produktarkitektur, Logotyp, Back-End, UX+UI
Behovet
Många stora arbetsgivare har en egen semesterstiftelse som syftar till att göra semesterperioderna lite trevligare. Att faktiskt överblicka, boka och fördela alla bokningar och intresseanmälningar kan dock innebära väldigt mycket arbete. Semesterstiftelsen i Husum är inget undantag. Tillsammans med en duktig student tog de därför fram en digital tjänst som gjorde det möjligt att hantera allt detta. Åren gick och tekniken gick framåt. Den befintliga lösningen började bli långsam och snäv i kostymen. Den hade inte heller någon integrerad betallösning utan alla betalningar skedde via löneavdrag, något som skapade en hel del administration.
Lösning & Resultat
I nära samarbete med Semesterstiftelsen tog Add Cream fram en helt ny och webbaserad tjänst för att hantera intresseanmälningar, bokningar, betalningar och fördelningar av boenden. Bokningsförfarandet kan ske i flera steg. I grund och botten är systemet baserat på olika perioder. Inför varje period har de anställda möjlighet att ansöka om att bli tilldelade specifika boenden på olika datum. När perioden stängs för ansökningar sker därefter en fördelning där Semesterstiftelsen lätt kan överblicka dubbelbokningar och tilldela boenden baserat på olika parametrar. Man vill ju inte att Mattias på IT bokar samma fina stuga på sportlovet, år efter år. Även om han är trevlig. När fördelningen skett notifieras deltagarna och alla bekräftade bokningar betalas med kort via en integration mot Stripe. Betalningspåminnelser sker automatiskt. Öppna datum då ingen bokat blir nu tillgängliga för allmänheten. Dessutom sker en kontinuerlig rensning där eventuella obetalda bokningar tas bort från systemet och blir tillgängliga för bokning.
En utmaning som behövde lösas var möjligheten för de anställda att logga in i systemet utan att behöva bygga en integration mot Metsä Boards HR-systemet. Personal nyanställs, går i pension eller slutar av andra anledningar kontinuerligt, precis som på vilken annan stor arbetsplats som helst. Därför sker inloggning för anställda med hjälp av magiska länkar. När någon registrerar ett konto vars e-post matchar Metsä Boards egna skickas en inloggningslänk till den adressen. I samband med att inloggningen sker taggas personens konto som anställd och personen får möjlighet att anmäla sitt intresse inför varje bokningsperiod. Detta sker varje gång personen loggar in i tjänstne. På detta sätt blockeras personer som inte längre har tillgång till sin interna e-post från att logga in i tjänsten.
Den nya tjänsten gör det också möjligt för allmänheten att boka boenden. I dessa fall sker inloggning på traditionellt sätt med användarnamn och lösenord. Skillnaden är att allmänheten endast har tillgång till de datum som inte redan blivit bokade av de anställda. Betalning sker med kort via Stripe, precis som för personalen.
